מה זה SSoT ומדוע כל מעבדה זקוקה לזה

מקור אמת יחיד (SSoT - Single Source of Truth) מוודא שיהיה מקור נתונים אחד המקובל על כולם בעבודת המעבדה.

אם אתם כמו רוב ארגוני המחקר, נתוני המעבדה שלכם כנראה מפוזרים על פני מספר קלסרים, גיליונות אלקטרוניים, מסדי נתונים והתכתבויות מייל.

רישומי הדרכה מאוחסנים במקום אחד, מדריכים במקום אחר, אישורי ציוד במקום אחר, ביקורות במקום אחר וכן הלאה. יתרה מכך, כנראה שיש לכם כמה מערכות ניהול שונות בכל אחת מהקטגוריות הללו, ולכל בניין או חלל מעבדה.

לעתים קרובות, אותה פיסת מידע מאוחסנת ביותר ממיקום אחד. כאשר המידע הזה משתנה, יש לעדכן אותו באופן ידני בכל המיקומים השונים הללו. כפי שכולנו יודעים, זהו מתכון קלאסי לביצוע של לא מעט שגיאות, לעבודה מיותרת או כפולה - או (גרוע מכך) שניהם גם יחד.

כמובן שזה לא תמיד קורה, ואז בסופו של דבר יש לכם מספר גרסאות סותרות של אותו מידע ואין דרך לדעת מה נכון ומדויק. הבעיה היא שכאשר עובדים במטרה לפתור בעיות פתוחות, צריכים את כל העזרה והמידע שאפשר לקבל. כתוצאה מכך, רק 34% ממקבלי ההחלטות אומרים שהם מרגישים בטוחים בנתונים שלהם, זאת על פי סקר של KPMG ופורסטר.

למרבה המזל, יש פתרון לבעיה הזו - והוא נקרא מקור אמת יחיד.

מהו מקור יחיד של אמת?

במילים פשוטות, מקור אחד של אמת (SSoT) מתייחס למקור נתונים אחד שעליו כולם מסכימים.

יש לציין ש'מקור אחד של אמת' משמש גם בתכנון מערכות מידע, כדי לתאר את הפרקטיקה של בניית מסד נתונים כך שכל נקודת נתונים מאוחסנת פעם אחת בדיוק (בצירוף פרמטרים מסוימים הקשורים לביצועי מסד הנתונים). עם זאת, לצורך מאמר זה, נתמקד בתפישה הכללית של מקור יחיד של אמת ולא בהיבטים הטכניים.

כדי להבין מהו מקור יחיד של אמת, דמיינו שאתם צופים במשחק בייסבול ופתאום אחד מחבריכם מצהיר שבייב רות' הוא שחקן הבייסבול הטוב ביותר בכל הזמנים. לעומת זאת, אתם מתעקשים שזה דווקא מישהו אחר.

על מנת ליישב את הוויכוח אחת ולתמיד, תחילה עליכם להסכים על מקור המידע בו תשתמשו כדי לבדוק מי צודק. במקרה כזה תצטרכו לבחור את האתר בו תשתמשו (למשל ESPN או MLB), וכן על איזה נתון תסתכלו לצורך ההשוואה (ממוצע חבטות, הום ראן וכן הלאה).

ברגע שתסכימו - תקבלו את מקור האמת היחיד שלכם. חשוב לציין שאם לא הגעתם להסכמה מראש - לא יהיה לכם מקור יחיד של אמת. החשיבות כאן היא בחלקה הסכמה אודות בסיס הנתונים/מדד, ובחלקה הסכמה אודות רמת האמון/דיוק של הנתונים במקור המידע הנבחר.

מה חשיבותו של SSoT במעבדה?

מקור יחיד של אמת הוא פקטור חשוב בכל פעם שצריך לקבל תשובה נכונה אחת ויחידה. זה נכון בין אם אתם מחליטים להמר במשחק כלשהו או מנסים להבין מי עבר הכשרה בארגון בו אתם עובדים.

כאשר לארגון שלכם יש מקור יחיד של אמת, כולם נמצאים באותו עמוד. אתם יודעים בדיוק היכן לחפש כאשר צריך לענות על שאלה כמו "כמה אנשים לא נמצאים בהכשרה ברגע זה בדיוק?" או "היכן מאוחסנים הנוזלים הדליקים שלנו?". מעבר לכך, כולם בארגון מסתמכים על אותו מידע כדי לקבל החלטות.

אבל זה לא נעצר שם. מקור יחיד של אמת מציע מספר יתרונות שמערכות אחרות אינן מספקות, או מספקות בצורה חלקית:

שיפור הפרודוקטיביות - מכיוון שאין צורך לעבור בין מערכות כדי למצוא תשובה או לתמלל נתונים על פני כלים מרובים.
הפחתת הסיכויים לטעות אנוש - זאת על ידי ביטול הצורך בהעתקה והדבקה או עדכון ידני של מידע ממערכת אחת לאחרת.
מניעה של רשומות כפולות - מקור אחיד ומוסכם של נתונים.
שיפור התקשורת - כולם מסכימים באילו נתונים צריך לדון.
העצמה של תהליכי קבלת החלטות - שיפור התהליך על ידי העברת המידע הנכון לידיים הנכונות.

בלי מקור יחיד של אמת - הסיכונים גדלים

ללא SSoT אתם תגיעו עד מהרה לגרסאות סותרות של מידע. חוקרים עוברים ממעבדה או קבוצה אחת לאחרת, אך רישומי ההכשרה שלהם לא זזים יחד איתם. כימיקלים קיימים על המדפים שלכם, אבל לא במלאי שלכם. יכולה לעבור יותר משנה עד שחללי מעבדה עוברים בדיקות. אומנם ניתנת הדרכה, אבל יש חשש תמידי שהרישומים אינם מדויקים או מתעכבים.

עבור כל ארגון שמסתמך על נתונים כדי לקבל החלטות, זהו סיכון עצום. לדוגמה - נניח שאתם נמצאים בפגישה כדי לדון באתגרי בטיחות המעבדה. כל אחד בפגישה מגיע לשולחן עם נתונים שונים, שנאספו ממערכות שונות בנקודות זמן שונות.

עם כל כך הרבה פערים בין הנתונים הללו, אתם אפילו לא יכולים להסכים אילו סיכונים בטיחותיים קיימים ועד כמה הם חמורים - ועוד פחות מה צריך לעשות בקשר אליהם. מה גילה של כל נקודת נתונים? האם היא עדיין מדויקת? גם אם אתם בדרך כלל מגיעים להסכמה, אם אתם משתמשים בנתונים לא מדויקים או לא מלאים - אתם בסופו של דבר מבזבזים את הזמן והמשאבים שלכם על יוזמות שלא מצליחות להפוך את הארגון לבטוח יותר.

איך מקימים מקור יחיד של אמת בארגון?

עבור רוב הארגונים, הדרך הטובה ביותר לבסס מקור יחיד של אמת היא לאחד את הנתונים הקיימים לתוך תוכנת בטיחות וניהול סיכונים במעבדה. אנו חיים בעידן המידע, וכמעט בלתי אפשרי לעמוד בקצב המחקר ללא תוכנה כלשהי.

תוכנה מסוגלת לחבר ולארגן את כל הנתונים במקום אחד - רישומי הדרכה, מלאי כימיקלים, אישורי ציוד, היסטוריית בדיקות וכל מידע אחר הקשור לתוכניות המחקר. גוף מידע זה זמין למנהלי EHS, חוקרים והנהלה, כך שכולם יכולים לראות את אותו מידע (במידת הצורך). בחירת פתרון מדף איכותי מספק אמין ומוכח, מאפשר ליישם מקור יחיד של אמת בפרק זמן קצר להפתיע.

עם זאת, אפשר בקלות להתחיל ליישם עקרונות של מקור יחיד של אמת כבר היום - גם אם עדיין אין לכם מערכת תוכנה. אפשר פשוט להכריז באופן רשמי על מה שכבר כן קיים. יש להחליט יחד מהו המקור בתוך המערכות הקיימות שלכם, ולהכריז שהחל מעכשיו זו הגרסה היחידה שכולם ישתמשו בה כדי לקבל החלטות. ברגע שאומרים לכולם 'זה המקור היחיד שלנו', הם יעבדו די קשה כדי שהוא יהיה מדויק יותר.

לא רק שגישה זו תצלח את ביצוע המשימה, היא גם תעזור לכם להתקדם מהר יותר כדי שלא תבזבזו זמן בהמתנה לנתונים מושלמים או לפעול בדרך לא נכונה. עם זאת, יש לזכור שגישה זו בהחלט עלולה להגיע עם לא מעט מאבקים וכאבי גדילה, במיוחד אם זהו תהליך שהצוות או הארגון לא מכירים.

ללא קשר לאופן בו תפעלו, הקמת SSoT לנתונים של פעולות ארגוניות קריטיות - הופכת חיונית יותר ויותר. ככל שגדל מספר המערכות בשימוש ועולה המורכבות בפעולות הדרושות, כך גדלה הסבירות שהנתונים ישוכפלו, לא יעודכנו או לא יגיעו לידי האנשים הזקוקים להם ביותר. וכשזה מגיע לבטיחות, אי אפשר לסבול סיכון כזה.